Remboursements

OPCALa prise en charge d’une formation vous est possible soit directement avec votre budget formation, soit en versant un pourcentage de votre masse salariale à un organisme collecteur (OPCA : organisme paritaire collecteur agréé). Cette procédure entre dans le cadre de votre obligation de participer au financement de la formation professionnelle.
Votre contribution varie selon la taille de votre entreprise et votre secteur d’activité professionnelle :
  • Si vous avez moins de 10 salariés, le versement à un OPCA est obligatoire ;
  • Si vous avez 10 salariés et plus, vous avez le choix de gérer directement votre budget formation ou de verser tout ou partie de votre contribution à un OPCA.
A noter que depuis la loi du 24 novembre 2009 relative à l’orientation et à la formation tout au long de la vie, toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, doivent verser une contribution au Fonds paritaire de sécurisation des parcours professionnels (FPSPP) via un OPCA formation. Le taux de cette contribution est déterminé chaque année par arrêté ministériel entre 5 et 13 %. Pour 2010, il est fixé à 13 % de l’obligation légale relative au plan de formation.

Quelle est la procédure à suivre pour obtenir la prise en charge d’une formation ?

Procédure de prise en charge de la formation

Tout d’abord, il vous faut déterminer votre OPCA de rattachement et être à jour de vos cotisations. Pour les consultants indépendants, les OPCA concernés sont le FAFIEC, OPCALIA, AGEFICE, FIFPL et OPCABAIA (pour les banques et les agents d’assurance). Si vous ne connaissez pas votre OPCA, vous pouvez contacter votre syndicat d’employeurs.

AGEFICE
FIFPL
FAFIEC
OPCABAIA

Attention : le FAFIEC ne rembourse que les formations qui ont une durée minimum de 6 heures. Si vous êtes TNS (Travailleur Non Salarié), demandez le remboursement à FIFPL ou AGEFICE si la formation à une durée inférieure à 6 heures. Lorsque vous cotisez, c’est à tous les OPCA en même temps. De facto, le remboursement sera accepté. Généralement, la démarche de prise en charge d’une formation va se dérouler en 3 étapes, séparées en 2 phases :

AVANT LA FORMATION :

Etape 1 :
Établir une convention de formation avec l’organisme qui la dispense (le numéro d’inscription de cet organisme vous donne le droit au remboursement) : ce document joue le rôle d’une convention établie entre cet organisme et votre entreprise, et permettra à l’OPCA de savoir que vous souhaitez faire suivre cette formation à un ou plusieurs de vos salariés. L’accompagnement-coaching post formation entre dans les remboursements, fait partie de la formation initiale et les stagiaires qui sont accompagnés sont les personnes formées.

Attention : la personne qui dispense la formation ne peut être qu’un salarié de l’organisme de formation ou le président/gérant lui-même. Sans numéro d’inscription donné par l’organisme et la certification que l’animateur est bien un salarié de l’organisme (attestation de versement des cotisations URSSAF en guise de preuve), le remboursement sera refusé par l’OPCA. Si l’organisme vous dit que l’animateur est un consultant indépendant, celui-ci doit avoir son propre numéro d’inscription et c’est avec lui que vous devez signer la convention. Le fait de passer par des intermédiaires type ESN de sourcing (Entreprises de Services Numériques) ex-SSII bloque les remboursements.

APRES LA FORMATION :

Etape 2 :
Signer et récupérer la feuille d’émargement à la fin de la session : ce document permet à l’OPCA de s’assurer de la participation effective de vos salariés. Souvent, ce document est collectif (chaque participant signe sur la même feuille), mais il peut être individuel, ce que l’on nomme « attestation individuelle ». Ce document, fourni par l’organisme de formation est indispensable pour la prise en charge de la formation. Si la formation se fait à distance, le stagiaire doit renvoyer son « attestation individuelle » originale signée à l’organisme de formation.
Etape 3 :
Envoyer votre facture acquittée pour le remboursement à votre OPCA. Si l’organisme de formation n’atteste pas qu’il a bien été payé, vous ne serez pas remboursé. Très souvent les sociétés qui ont l’habitude de payer à 60 jours, payent en priorité les organismes de formation (à la commande ou directement à la facturation). Il n’y a jamais de retard de paiement dans ce secteur.

Cette facture va comporter 2 montants :
  • Le coût pédagogique : il s’agit du prix HT de votre formation ;
  • Le montant des frais annexes : ces frais sont ceux du déplacement de votre salarié pour assister à la formation : frais de transport, repas et hébergement. Les OPCA les remboursent soit en « frais réels », c’est-à-dire au coût réel que vous avez déboursé, soit suivant des montants forfaitaires sauf le FAFIEC depuis 2018 ;
Il faut joindre à cette facture :
  • La convention de formation (dans la convention de formation figure « le programme de la formation ») précédemment établie et signée ;
  • La feuille d’émargement et les attestations individuelles de présence signées.

Les délais de remboursement

Toutes les sociétés sont remboursées dans un délai de 3 semaines à 6 mois après réception des dossiers par les OPCA.

Pourquoi des délais si longs depuis 2012 ?
Même si les factures comportent la mention acquittée, il arrive très souvent depuis 2012 aux OPCA de demander un exemplaire du compte bancaire de l’organisme de formation pour voir la ligne de crédit correspondant à la formation en question pour leurs assurer qu’il s’agit d’une réelle formation et pas d’un détournement de fonds.

Le remboursement et le CPF

Toutes les formations dispensées par des organismes disposant d’un numéro d’inscription sont remboursables. L’éligibilité au CPF n’est pas un critère de remboursement mais une comptabilisation sur le CPF des salariés. Pour cette raison, certains organismes de formation splittent leurs formations en conférences dispensables pendant des heures de non-travail (12h-14h, 19h-21h) pour ne pas impacter le travail des salariés et faciliter l’apprentissage.